契約書、内部規定、管理文書、ISO文書の作成支援

契約書、内部規定、管理文書、ISO文書の作成支援

文書管理はますます重要になってきています。

文書管理や規定整備の良し悪しはヒジネスの成否を大きく左右することも...

契約書、規定類、ISO関連規定文書、社内文書、取扱い説明書...仕事においては文書が全てと言っても過言ではありません。

 

 

 

文書の保存年限をご存知ですか?(下記は一例です)

永久保存

定款、株主名簿、新株予約権原簿、端株原簿、社債原簿、株券喪失登録簿、官公署への提出文書、官公署からの許可書・認可書・通達などで重要な書類

30年保存 クロム酸等の空気中における濃度の定期測定記録
10年保存

株主総会議事録、取締役会議事録 監査役会議事録 株主総会議事録、満期または解約となった契約書、製品の製造・加工・出荷・販売の記録、会計帳簿および事業に関する重要書類

7年保存

じん肺健康診断記録、取引に関する帳簿(仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳など)、現金の収受・払出し、預貯金の預入れ・引出しに際して作成された取引証憑書類(領収書、預金通帳、借用証、小切手・手形控、振込通知書など)、源泉徴収簿(賃金台帳)

5年保存 産業廃棄物管理票(マニフェスト)の写し、従業員の身元保証書、誓約書などの文書、監査報告書
4年保存 雇用保険の被保険者に関する書類(雇用保険被保険者資格取得等確認通知書、同資格喪失確認通知書<離職証明書の事業主控>、同転勤届受理通知書、同氏名変更届受理通知書など)
3年保存 官公署関係の簡易な認可・出願などの文書、社内規程・通報の改廃に関する書類、賃金台帳(注1)労働者名簿、雇入れ・解雇・退職に関する書類、労働安全衛生法・同施行令・同施行規則に規定される機械(プレス機械、遠心機械等)について実施する定期自主検査の記録
2年保存 雇用保険に関する書類(雇用保険被保険者関係届出事務等代理人選任・解任届など
1年保存 社員出勤簿、休暇届、欠勤願および休暇使用記録票

これが全てではありません。まだまだあります。

担当している社員は帳票の保管期限を知っていますか?

帳票ごとの保管ルールは作ってありますか? またそのルールは守られていますか?
労基署、税務署からの査察への準備は万全ですか?

 

ISO関連、クレーム防止の活動各種マニュアルの作成と教育、また最近は安全関係の活動と文書整備も大変重要になってきました。

 

ISO審査での指摘事項、内部監査での指摘事項は改善されていますか?
会社に近隣からの苦情、法令違反はありませんか?
毎年同じようなクレームが発生していませんか?
クレームで失注した得意先はありませんか?
「作っただけ」になっているマニュアルはありませんか?
 
社員にはマニュアル通りに作業をさせていますか?
安全衛生の組織はありますか?
安全作業マニュアルはありますか?
 
安全衛生会議は実際に機能していますか?
 
過去に起きた同じような労災事故が発生していませんか?

 

「実際に機能している」「管理が実際に行われている」

 

「仏作って、魂入れず」はよくある事例です。
特に社歴の長い企業、ISO認証取得をした企業に多く見られます。

 

帳票は作ったが、実際には全く活用していない。

官公署や得意先に提出を求められた時のためにとりあえず作成しておこう。
従業員がその帳票の存在を知らない。

 

管理職や経営者の「個人的趣味」の域を脱していない。

作成担当者自身が何のために作っているのかの意味を知らない。
マネジメントの段階で使用されていない。
帳票自体が第3者に公開されていない。

 

同じような帳票が別々に作られている。新旧様式の帳票が混在している。

帳票統制をしていない。
最新版管理をしていない。

 

残業削減、人件費削減をやるためには、本質的なマネジメントの改善に手を打つ必要があります。
その第一歩が「帳票の改善」です。

 

当事務所では長年の実務経験をベースに、
現在の管理状態の問題点を把握し、最適なご提案をさせていただきます。
ご興味のある方は大内法務行政書士事務所までご一報ください。
こちらです。


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